たかゆき あなたはチャットワークというサービスを知っていますか？
チャットワークは『メールの時代は終わりました。』というキャッチフレーズを掲げている、オンラインチャットツール。
ネット上で簡単にチャットのやり取りができます。
僕は仕事柄、色々な人とメッセージのやりとりをすることが多いのですが、最近はメールやSNSを使うよりもチャットワークを使った連絡がメインになっています。
これからは間違いなくメールでのやり取りが減り、チャットワークのようなサービスを使う機会が増えてきます。
今回はチャットワークの登録やログイン方法、そしてIDの作成と設定について解説していくので参考にしてください。
そもそもチャットワークって何？
最初にもお伝えしたように、チャットワークというのは、オンラインで使えるチャットツールのこと。
下記の画像のように、色々な人とチャットを使ってメッセージのやり取りができるようになります。
もっと簡単にいうと、LINEのビジネス版のようなイメージ。
現在、世界205カ国の140000社が利用しているということなので、今やビジネスには必須のツールとなっています。
チャットワークを使えば、外部の人とのやり取りが本当に楽になります。。
僕のような個人事業主が使ってもとても便利なので、大きな会社が利用するメリットはとてつもなく大きいと思います。
LINEなど他のSNSとの違いは？
では、他のSNSとの違いや、チャットワークが優れている点をもう少し詳しくみていきましょう。
僕が思うチャットワークの特徴やメリットはこんな感じです。
プライベートが切り離せる
チャットワークとLINEなどの他のSNSとの大きな違いは、ビジネスでの使い勝手を重視していること。
アカウントもビジネス用に作成することができます。
仕事とプライベートを分離できるので、休みの日に仕事の連絡が目に付くということがありません。
僕は今まで、Facebookのメッセンジャーを使っていて、ONとOFFの区別がつきにくかったので、これだけでも気分的に楽になります。
既読表示がない
さらにLINEについている既読表示がないのもポイント。
既読表示があると「早く返信しなくちゃ～」という気分になって、自分のペースで仕事ができなくなるので、僕的には無いに越したことはありません。
おそらく既読表示が無いほうが使いやすいという人が大多数だと思います。
チャットワークにも既読表示をつけてほしいという声はあるそうですが、働く人の観点から既読表示は実装しないことにしているそうです(笑)。
この辺りのこだわりも嬉しいですよね。
タスク機能が超便利
ただ、既読表示がないと情報が伝わったかどうかの確認が難しいという問題があります。
そこで利用できるのがタスク機能。
○月○日までと期限を決めてタスクを投稿しておけば、相手がタスク完了の報告をするまで画面に表示され続けます。
これで「作業を悪気無くスルー」してしまうという事態を防げます。
このタスク機能は本当に便利で、自分がやらないといけないことが一目で分かるので、優先順位をつけて仕事の効率化に繋げることができます。
議事録として後で検索できる
クラウド上の会議室という名前の通り、チャットワークのチャットは議事録として利用できます。
LINEなどは過去のコメントを検索することができませんが、チャットワークは検索機能を使って全ての議事録の中から該当する情報を引き出すことができます。
会議ごとに議事録が分けれるだけでなく、検索機能も使えるというところがビジネス利用に特化したチャットワークの強みでもあります。
音声通話も可能
もちろん、チャットだけでなく音声通話も可能。
必要な時には直接相手の顔を見ながらの通話もできます。
大容量のデータも送れるので、必要なやり取りはほとんどチャットワークだけで済んでしまいます。
Skypeとの違い
チャットワークと似たサービスにSkypeという音声通話サービスがあるのですが、2つのサービスにはどんな違いがあるのでしょうか？
Skypeとチャットワークは基本的に同じようなサービスなのですが、大きな違いはタスク管理機能。
これはただのチャット(会話)ではなく、作業をしなければいけない項目だけを別に表示できると言うもの。
Skypeでは通常の会話の中で作業を頼まれても見落としたり忘れたりすることがあったと思います。
しかし、タスクとして表示する事でやらなければいけない作業が一目で分かるので作業項目の見落としがありません。
言ってみれば自分のやらなければいえない作業を一覧で見れるので、『今日は何をしないといけないんだっけ？』っと考える事がなく、すぐに作業に取り掛かることができます。
これが本当に便利なんですよね。
チャットワークを使うメリット
僕がチャットワークを使って良かったと思っていること、それは記事コンテンツの執筆を依頼している外注さんとのコンタクトが簡単にできるようになったことです。
今まではメールを使っていたので、どうしても定型文のような余計な文章を入力する必要がありました。
メールって「お世話になります」のように形式的な文章があったり、フッターに色々と情報が書かれていたりで、余計な情報が多すぎるんですよね。
(チャットワークでも挨拶は必要ですが。)
それがチャットワークを使うようになってから、多少フランクなやり取りができるようになり、コミュニケーションも苦ではなくなりました。
仲間を集めたグループを作っておいて、困ったことがあればそこに質問を投げかけると誰かが答えてくれます。
ビジネスパートナーと気軽にコンタクトが取れる状態が作れるので、経営者の方にも大きなメリットがあります。
会議室に集まらずに会議をするというのは、これから当たり前になってくると思っているので、早いうちにチャットワークには慣れておくのがおすすめです。
登録方法
という訳で、チャットワークの登録方法について解説していきます。
チャットワークに登録するにはまず下記のURLに進み、右上にある【新規登録】をクリックします。
すると、メールアドレスを入力する画面になるので、アドレスを入力して【次へ進む】をクリック。
登録したメールアドレスにチャットワークからメールが届くので、メールを開きます。
下記のように【アカウント登録】という場所があるのでそこをクリックします。
すると、お客様情報の入力画面になるので、名前とパスワードを入力します。
名前は本名でなくてもニックネームでの登録もOKです。
利用規約に同意して進めば申込みが完了するので、チャットワークへ進みましょう。
下記のチャットワークのメイン画面が表示されれば登録とログインは成功です。
今回は登録したばかりなので最初からログインした状態になっていますが、通常はログイン画面が表示されるのでアドレスとパスワードを入力してログインしましょう。
ログイン画面は下記から進めます。
プロフィール画像とIDの設定
チャットワークに初めてログインしたら、プロフィール画像と名前、そしてIDを取得して設定しておきましょう。
これはプロフィール画像はFacebookやLINEでも使われる通り、チャット上に表示される画像の設定。
IDは他の人に自分を探してもらうことができるようにする、チャットワーク上の住所のようなものです。
LINEの『LINE ID』と同じですね。
これらを変更するには、画面右上の名前が表示されている部分にカーソルを合わせて、【プロフィール】を選択します。
次に【プロフィールを編集】という部分をクリック。
左上にある丸い部分の【写真を変更する】という部分をクリックすると、プロフィール画像の設定画面になるので【ファイルを選択】という部分から画像を選択して保存しましょう。
そうするとチャット上に表示されるプロフィール画像が設定されます。
次に同じ画面の下に進みます。
表示名の部分がチャット上に表示される名前になるので、表示させる名前を変えたい場合はこの部分を変更しましょう。
その下のチャットワークIDは半角の英数で設定します。
IDの取得は早い者勝ちなので、目当てのIDを取得するために少しでも早く登録しておきましょう。
これでチャットワークの登録からプロフィール画像、IDの取得など、基本的な設定が完了しました。
スマホで通知も受け取れる
チャットワークのアプリをインストールすれば、自分宛のメッセージが来た時にはスマホでお知らせを受け取ることができます。
メッセージが来たら通知してほしいという人にはこの機能が便利。
外出先なんかでもさっとメッセージを確認できるので、個人的にはアプリの通知機能を使うことをおすすめしています。
お知らせ通知の設定方法も簡単。
チャットワークのアプリを開いて、アカウント画面に移動し、【設定】をタップします。
その中に【プッシュ通知する項目】という部分があるので、【自分へのメッセージ】だけを通知するようにしておきましょう。
逆に通知したくない場合は、【通知しない】にチェックを入れておけばOKです。
コンタクト申請のやり方
チャットワークでコンタクト申請をする場合は、右上の「人型にプラスマーク」が付いた部分をクリックします。
そうすると、名前やチャットワークIDで利用者を検索することができるようになります。
この検索ボックスにチャットワークIDを入力しましょう。
そうすると、チャットワークIDの利用者が表示されるので、【コンタクトに追加】をクリックします。
コンタクト申請が終わると、【承認依頼中】というカテゴリーに分類されます。
相手がコンタクト申請を承認したら、チャットワーク上でやり取りができるようになります。
まとめ
チャットワークはビジネスに特化したチャットツール。
上手く使いこなせば本当に外注さんやお客さんとのやり取りが本当に楽になります。
仕事の効率化が図れるので、ぜひ試してみてください。
