たかゆき 「Zoomを使ってオンラインミーティングをしたい。」
「Zoomの使い方や詳しい設定方法が知りたい。」
今回はそんな方に向けて、ホストとしてZoomでミーティングを開催する方法を詳しく解説します。
オンライン会議や「Zoom飲み」を企画している人は参考にしてください。
使い方だけ知りたいという方は下記の目次から【Zoomの登録方法】へ進んでください。
ZOOMとは？
Zoomはパソコンやスマホでビデオ会議ができる、オンラインミーティングツール。
1対1でのビデオ通話や複数人でのWEBミーティング、1対多数のWEBセミナーが利用できます。
無料でプランでも100人まで参加できるので、大人数のWEB会議も開催可能。
会議の様子をレコーディングする機能も搭載されています。
3人以上のオンラインミーティングは40分しかできないなど、無料利用にはいくつかの制限があります。
制限を解除したい方は、後で紹介する有料プランを参考にしてください。
ウェビナー(WEBを使ったセミナー)などもできるようになっているので、Zoomが使えるようになればできるビジネスの幅が広がります。
もちろん、Zoomの画面上で繋がってお酒を飲む、「Zoom飲み」のようなプライベート利用も可能です、
Zoomはアメリカのカリフォルニアに本社がある、「Zoomビデオコミュニケーションズ」という会社が運営しています。
Zoomビデオコミュニケーションズは2011年に設立された比較的新しい会社です。
Zoomのメリットはコレ！他のビデオ通話サービスとの違いは？
Zoom以外にもビデオ会議ができるツールは沢山あります。
一例を挙げると
- Chatwork LIVE
- slack
- Skype
- LINEの同時通話
などですね。
では、こうしたツールと比べてZoomが利用される理由は何なのでしょうか？
Zoomが優れているのは、簡単に参加者を招待できるということ。
例えばSkypeなどでビデオ通話をする場合、相手にもアプリをダウンロードしてもらい、IDで検索してコンタクト申請(友達追加)をする必要があります。
しかし、Zoomなら主催者(ホスト)がミーティングを開催すると「ミーティング用のURL」が生成されるので、それをチャットワークやメールで参加者に送るだけでOK。
参加者は送られてきたURLをクリックするだけで、ミーティングに参加できるようになります。
最初に一度だけアプリをダウンロードする必要がありますが、 設定によってはブラウザでの参加も可能です。
そのため、前もってミーティング用のURLを共有チャットなどに貼っておいて、「参加する人は時間になったら入ってきてね」というように、WEB上の会議室のように使えます。
また、Zoomには「ミーティング」と「ウェビナー」があります。
ミーティングは参加者全員で話をしたい場合に利用するもので、全員が発言することができます。
一方のウェビナーは、メインとなる人(ホスト&パネリスト)だけが話せるようになります。
画面に映し出されるのもメインとなる人だけなので、セミナーを行う時はウェビナーを利用すると便利です。
無料プランと有料プランでできることの違い
Zoomの料金プランは下記の4つに分かれています。
| プラン | 用途 | 月額 | 人数 | 制限 |
|---|---|---|---|---|
| 個人 | 無料 | 無料 | 100人 | ※グルプミーティング40分まで |
| プロ | 小規模チーム | 2,000円 | 100人 | |
| ビジネス | 中小企業 | 2,700円 | 300人 | |
| 企業 | 大企業 | 2,700円 | 500人 |
サポート内容や参加人数によって料金が分かれていますが、基本的にプランは人数によって決めるのが良いと思います。
100人以下の会議やウェビナーしか行わないのであれば「プロプラン」で充分です。
それ以上の人数を集める場合は300名まで参加できるWEBプランにしましょう。
では、参加人数が同じの「無料プラン」と「プロプラン」の違いは何なのでしょうか？
細かいことをいえば色々あるのですが、一番重要なのは無料プランだと3人以上のグループ会議が40分しかできないこと。
40分経ったら新たにミーティングを立ち上げて開催しないといけません。
なので、「時間制限なしで使いたい」という人は24時間まで使える「プロプラン」にアップグレードしましょう。
Zoomの登録方法
主催者(ホスト)としてミーティングを立ち上げる人は、Zoomに「登録(サインイン)」する必要があります。
なので、まずは下記の公式ページに進み、画面の右上にある【サインアップは無料です】という部分をクリックしてください。
次に生年月日を入力して【続ける】をクリック。
すると、メールアドレスを登録するか、GoogleやFacebookアカウントで登録するかの選択画面になります。
どの方法で登録しても違いはありませんが、どれにするか迷ったら、一番分かりやすくて簡単な【Googleでサインイン】を選ぶのがおすすめです。
登録が終わればすぐにミーティングが利用できるようになります。
ホストとしてミーティングを開催する方法
登録が終わったら右上にある【ミーティングを開催する】にカーソルを合わせます。
すると【ビデオはオフ】【ビデオはオン】という表示があるので、まずは【ビデオをオフ】をクリックしましょう。
【Zoomを開きますか？】というウインドウが出てくるので【ZOOM.USを開く】をクリック。
すると、Zoomのミーティング画面が開きます。
これでオンライン上の会議室に主催者(ホスト)だけがいる状況になっているので、参加者を招待していきましょう。
真ん中に【招待URL】という部分があるので、このURLをコピーして参加者にメールやチャットワークで送ります。
参加者がURLをクリックすると、待機室と呼ばれる場所でホストが承認してくれるまで待機することになります。
【参加者の管理】という部分を選んで、待機中の人の入室を許可し、ミーティングに参加できるようにしてあげましょう。
設定で待機室で待機せずにそのまま参加できるようにすることもできます。
あとは下の欄にあるアイコンでビデオとマイクをONにすれば、ビデオ通話ができるようになります。
どうですか？とても簡単ですよね？
ビデオをONにすると、こんな感じでオンラインミーティング画面が表示できます。
実際にやってみると、とても簡単にオンラインミーティングが開催できます。
Zoomの基本的な操作方法と使い方を解説
Zoomは基本的に下の段にあるアイコンを使って操作します。
- マイク、ビデオカメラのON/OFF
- 参加者の管理
- 画面の共有
- チャット
- レコーディング(録音)
マイク、ビデオカメラのON/OFF
マイクをONにすると、自分の声が参加者全員に聞こえるようになり、OFFにすれば自分の声は誰にも聞こえないようになります。
ビデオも同じで、ONにすれば全員に自分の映像が映し出され、OFFにしておけば自分の姿は誰にも見えません。
なので、オンライン会議などの時はビデオもマイクもONにしておきましょう。
ただ、騒がしい場所にいる時は後ろの音が入り込んでしまうので、他の人が話している時にはマイクをミュート(OFF)にしておくのがベターです。
また、ホストは「参加者の管理」画面から、参加者のマイクを強制的にミュートにすることができます。
参加者の管理
このアイコンをクリックすれば参加者の一覧が表示されます。
ここでマイクやカメラのON/OFFの状況が分かるので、ホストは後ろの雑音などが入っている参加者がいたらミュートにしておきましょう。
画面の共有
このアイコンをクリックすると、その人のパソコンの画面が参加者に共有されます。
例えば、資料や画像、紹介したいWEBページなどを見ながら参加者に説明がしたい場合に便利です。
チャット
ZOOMはチャットでメッセージを送ることもできます。
共有したいURLがあったり、セミナー中にセミナーを受ける場合に利用すると便利です。
チャットを選択してメッセージを打ち込むと、右側にチャットのスペースに表示されます。
レコ―ディング
Zoomはこのレコーディングボタンを押しておくだけで、会議の内容を録音しておくことができます。
レコーディング中は左上にレコーディングの表記ができます。
会議に参加できなかった人に内容をシェアする場合などに利用しましょう。
Zoomでビデオ会議をするだけならここまでの知識でOK
Zoomを使ってオンラインのビデオ会議をする場合は、ここまでの内容ができればOKです。
簡単に流れをまとめると、
- ZOOMに登録
- ミーティングを開催
- URLを参加者に送る
という3段階。
なので、初めてZoomを使う場合はここまでの内容でまずはチャレンジしてみて下さい。
ここから先は応用編として、少し細かい設定などを解説していきます。
【応用編】細かい設定
Zoomにはリモートサポートや、ミーテイング参加時の相手側のカメラのON/OFFなどを細かく設定しておくことができます。
ただ、これを全て説明するのは大変なので、覚えておくと便利な機能をいくつかピックアップして紹介します。
プロフィール画像の設定
Zoomの設定をする場合は、右上にある【マイアカウント】という部分をクリックして始めます。
マイアカウントに移動したら、まずはプロフィール画像を登録しましょう。
右側にアイコンを表示する場所があるのですが、Googleアカウントでログインした場合はGoogleで使用しているアイコンが、Facebookアカウントでログインした場合はFacebookのアイコンが表示されています。
そのアイコンの下に【変更する】という部分があるので、ここをクリックして新しい写真を選べばアイコン画像が変更できます。
ブレイクアウトルームの作り方
Zoomの通常のミーティングはみんなで同じ会議室に集まってミーティングをしているような状態になります。
ただ、あらかじめ【ブレイクアウトルーム】の設定をしておくと、決められたメンバーだけを別の部屋に移動させてミーティングすることができるようになります。
例えば6人で会議をしていた場合、部長と課長だけが他の部屋に移動して打ち合わせをするというような感じですね。
この場合は2人の部屋と4人の部屋が2つ存在していることになります。
設定方法は簡単で、まずはマイページの設定画面に進みます。
すると、色々な設定項目が出てくるのですが、【ミーティングにて(詳細)】という項目の中に【ブレイクアウトルーム】があるので、これをONにしておきましょう。
すると、通常のミ―ティング画面に【ブレイクアウトセッション】というアイコンが追加されます。
このアイコンをチェックして、ブレイクアウトルームに移動させたい人を選らびましょう。
すると、招待された人には下記のような通知が来ます。
招待された人が【ブレイクアウトルームに参加する】をクリックすると、2だけでの会話をすることができるようになります。
Zoomアプリをダウンロードしなくても参加できるようにする設定
Zoomを利用する場合は、基本的にはZoomアプリをインストールしておく必要があります。
ただ、ホストが事前に設定をしておけば、アプリをインストールしてなくてもブラウザから参加することができるようになります。
操作方法はマイアカウントの設定に進んで【「ブラウザから参加する」リンクを表示します】という項目をONにするだけでOK。
これで、アプリをインストールしていない人もブラウザから参加できます。
参加者が入室(退出)したら通知する設定
Zoomには新たな参加者が入室したり、参加していた人が退出した場合に通知する機能があります。
入退出を見逃さないためにも、大人数で会議をすることが多い人は、この機能をONにしておくのがおすすめです。
【ブレークアウトセッション】と同じように、設定画面から変更できるので、入退出通知はONにしておくようにしましょう。
通知は出席者に聞こえるようにする必要はないので、ホストのみに聞こえるようにしておけばいいと思います。
まとめ
今回はZoomの登録方法や使い方について解説しました。
この記事の内容を参考にして、あなた自身が主催(ホスト)となって、オンラインミーティングを開催してみてください。
